Il tempo “molle” e il giusto ritmo.
Che cos’è, allora, il tempo? Se nessuno me lo chiede, lo so; se dovessi spiegarlo a chi me ne chiede, non lo so: eppure posso affermare con sicurezza di sapere che se nulla passasse, non esisterebbe un passato; se nulla sopraggiungesse non vi sarebbe un futuro: se nulla esistesse, non vi sarebbe un presente. (Sant’Agostino)
“Povero me! Povero me! Sto facendo tardi!” esclama il coniglio bianco in Alice nel paese delle meraviglie, correndo con un orologio in mano, senza in realtà andare da nessuna parte. E anche noi ci sentiamo ripetere o noi stessi diciamo: non abbiamo tempo!
Sembra che il tempo sia una variabile che non riusciamo più a governare. Il business continua ad accelerare, i tempi si comprimono, le cose da fare aumentano, le risorse scarseggiano, la pressione si fa più forte, le risposte vanno date con urgenza, c’è sempre una mail da leggere o cui rispondere, quindi, che altro possiamo fare se non correre?
Risorse limitate, necessità infinite…
La tecnologia aiuta: rintracciabilità continua, connessione perenne, risposte in tempo reale; sì, questo è essere efficienti!
E’ davvero così?
Potremmo rappresentare tempo e velocità su una linea continua. All’estremità destra, abbiamo l’organizzazione caotica: tutto è fatto apparentemente con la massima velocità, non c’è tempo per pensare e pianificare, bisogna agire, cogliere tutte le opportunità, c’è grande agitazione (spacciata spesso per dinamismo). Purtroppo di solito quello che si ottiene è il caos, un perenne stato di confusione, dove importanza, urgenza, attività secondarie e strategiche si mischiano in una miscela esplosiva senza nessuna priorità. E’ quello che a me piace definire “effetto formicaio impazzito” (chi ha provato a scoperchiare un formicaio ne ha una chiara immagine).
All’estremità sinistra abbiamo l’organizzazione immobile, grande energia viene dissipata nella creazione di piani che rimarranno sulla carta o in qualche presentazione di Power Point (però con tanto di tabelle, indici e analisi), le riunioni e i comitati si susseguono a ritmo serrato, le discussioni sono lunghe, dettagliate e approfondite, ma saturando tutto il tempo a disposizione, nessuno ne avanza per poi realizzare quanto viene deciso. Una variante più pericolosa è quella dell’azienda bloccata, che non riesce nemmeno ad analizzare la situazione critica nella quale si trova.
Abbiamo così, a un estremo, apparente massima velocità (frenesia quindi caos), disponibilità di tempo uguale a zero e all’altro estremo, velocità nulla (apatia quindi immobilismo), disponibilità di tempo infinita. Sembrerebbe il ritratto della politica italiana ma è invece la rappresentazione di aziende che si sono accartocciate in meccanismi disfunzionali. Vi è un interessante parallelo con alcune patologie cardiache: brachicardia (bassa frequenza del ritmo cardiaco) e tachicardia (aumento anomalo di frequenza delle pulsazioni), in entrambi i casi, il cuore non è in grado di pompare efficacemente il sangue ossigenato all’interno del sistema cardio-circolatorio. Possono essere patologiche e in questo caso vanno curate.
L’organizzazione che funziona, opera invece con ritmo, ossia un succedersi ordinato nel tempo, di azione e riflessione. Il ritmo produce armonia, equilibrio e sintonia di elementi diversi che producono il massimo effetto, sono, cioè, efficaci ed efficienti.
Anche le persone operano e agiscono in una dimensione temporale e possono quindi essere nel loro agire, immobili (anche il non fare nulla è un’azione!), caotiche oppure efficaci ed efficienti.
Quando l’uso del tempo è riferito a chi ha un ruolo di responsabilità (sebbene tutti lo abbiano in una misura o nell’altra), si chiama Time Management.
Frenesia: manager iperattivi, super impegnati, che passano da una riunione all’altra e che hanno sempre una mail urgente cui rispondere. Chi riesce a entrare nel loro ufficio li trova intenti al computer oppure al cellulare (o entrambi), ma poiché la porta aperta indica disponibilità (così deve essere il buon manager: disponibile), il collaboratore è invitato a esprimere l’argomento oggetto dell’incontro, mentre il manager continua nella sua febbrile attività, in modalità multitasking. Il risultato è una persona che non riceve la dovuta attenzione, un problema che non viene compreso nel dovuto modo, una soluzione che non funzionerà, etc. etc.
Immobilismo: manager che non decidono, non intervengono, lasciano andare le cose come vanno. Una forma raffinata di immobilismo è la “paralisi da analisi”: continua richiesta di informazioni, dati, report al fine di dilatare i tempi per non fare e decidere nulla. Altra variante: chi s’impegna in modo ossessivo nel dettaglio o nella ricerca della soluzione perfetta (che non esiste!) perdendo di vista l’insieme. Identificazione errata delle priorità e tempo speso in attività assolutamente marginali e inutili. Una delle tecniche impiegate per non fare o non decidere è l’evitamento: non è mai il momento giusto (per parlarne o per fare)!
Il tempo “molle” è l’incapacità di usare bene il proprio tempo e quello degli altri.
Frenesia e immobilismo sono i modi con cui la “mollezza” nella gestione del tempo, si manifesta.
Esiste però anche un uso saggio del tempo: il ritmo.
Ritmo: il manager che agisce secondo il proprio ritmo, invece, ha chiare le priorità, ha identificato le criticità da superare per raggiungere gli obiettivi, sa cosa è importante fare, cosa è secondario, cosa invece non è importante e può aspettare.
Egli alterna, con un ritmo suo personale, riflessione, pensiero e azione, dedica una parte del suo tempo allo sviluppo e apprendimento personale e dei propri collaboratori.
E’ consapevole che la velocità del business e dei cambiamenti in questi tempi perturbati, richiede una velocità superiore di apprendimento e di capacità di implementare quanto imparato e sa che deve “pensare e agire diverso” e che questo richiede creatività.
Il processo creativo richiede di immergersi nel problema, di cercare connessioni nuove, generare idee e di lasciarle sedimentare affinché quella giusta possa emergere e questo processo ha un ritmo e un tempo propri.
Il manager che agisce secondo il proprio ritmo è consapevole che al pensiero deve seguire l’azione e che all’azione deve seguire la riflessione, così l’esperienza fatta si può tradurre in nuova conoscenza in un processo virtuoso di sviluppo ed evoluzione. Egli in altre parole procede con armonia.
E’ tempo di ferie, che hanno un loro tempo e un loro ritmo, sono anche un’eccellente occasione di svago, di riflessione e di ridefinizione delle priorità. Un’occasione da non sprecare.
E a tutti auguro tempo con i versi di Elli Michler:
TI AUGURO TEMPO
Non ti auguro un dono qualsiasi,
ti auguro soltanto quello che i più non hanno.
Ti auguro tempo, per divertirti e per ridere;
se lo impiegherai bene potrai ricavarne qualcosa.
Ti auguro tempo, per il tuo fare e il tuo pensare,
non solo per te stesso, ma anche per donarlo agli altri.
Ti auguro tempo, non per affrettarti a correre,
ma tempo per essere contento.
Ti auguro tempo, non soltanto per trascorrerlo,
ti auguro tempo perché te ne resti:
tempo per stupirti e tempo per fidarti e non soltanto per guadarlo sull’orologio.
Ti auguro tempo per guardare le stelle
e tempo per crescere, per maturare.
Ti auguro tempo per sperare nuovamente e per amare.
Non ha più senso rimandare.
Ti auguro tempo per trovare te stesso,
per vivere ogni tuo giorno, ogni tua ora come un dono.
Ti auguro tempo anche per perdonare.
Ti auguro di avere tempo, tempo per la vita.
(Elli Michler)
E se vi capitasse di pensare di non avere, appunto, tempo e vi state accorgendo di cadere nella trappola del “tempo molle”, ricordatevi che:
Gli uomini che non hanno mai tempo sono quelli che fanno pochissimo. (Georg Lichtenberg).
Trovate il vostro ritmo, prendetevi il vostro tempo, che è l’unica cosa che veramente possediamo.
Buone vacanze. Buon Tempo.
Arrivederci a fine agosto.
Massimo
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